Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF), to centralny, ogólnopolski system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, który w szczególności umożliwia wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur elektronicznych – faktur ustrukturyzowanych wg. jednolitego standardu w całym kraju. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Jakie zmiany niesie za sobą KSeF?

Niemal każdy przedsiębiorca wystawia faktury w swojej działalności. Już niedługo prawie wszystkich podatników VAT czeka rewolucja w zasadach fakturowania.

Jest ona następstwem wejścia w życie od 1 lipca 2024 r. obowiązkowego Krajowego Systemu eFaktur (tz. KSeF).

Praktycznie wszyscy podatnicy będą musieli wówczas wystawiać faktury z użyciem tego systemu jako tzw. faktury ustrukturyzowane.

Zmieni się wówczas także sama „konstrukcja” faktury jako dokumentu. Dzisiaj fakturą jest dokument papierowy, ewentualnie cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu (pdf)).

Natomiast od 1 lipca 2024 r. fakturą dokument w formacie elektronicznym, zawierający dane uporządkowane według urzędowego schematu (tzw. schemy).

To zaś, co dzisiaj kojarzymy powszechnie jako fakturą, będzie tylko tzw. wizualizacją faktury.

Można powiedzieć, że Krajowy System eFaktur jest swego rodzaju chmurą danych:

– do której faktury ustrukturyzowane są wprowadzane;
– za pośrednictwem której faktury ustrukturyzowane są otrzymywane;
– w której faktury ustrukturyzowane są przechowywane.

Tak naprawdę system KSeF funkcjonuje już w Polsce od dnia 1 stycznia 2022 r. – dobrowolnie

Za jego pośrednictwem podatnicy mogą już od ponad roku wystawiać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Tyle, że jest to obecnie system dobrowolny dla podatników – mogą, lecz nie muszą uczestniczyć.

KSeF będzie funkcjonować obowiązkowo od dnia 1 lipca 2024 r.

Od dnia 1 lipca 2024 r.  korzystanie z KSeF dla wystawienia i odebrania faktury będzie obowiązkowe dla niemal wszystkich polskich podatników.

Prawie nie będzie możliwości wystawienia faktury dokumentującej czynności opodatkowane w inny sposób niż w ramach (za pośrednictwem) KSeF.

Początkowo niektórzy podatnicy (głównie ci wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z podatku) zostaną z obowiązkowego KSeF wyłączeni, ale finalnie też mają się w nim znaleźć od 1 stycznia 2025 r.

Każdy Podatnik powinien być gotowy na to, że obowiązkowy KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. i że nie będzie można wówczas wystawić faktury, otrzymać faktury, nie będąc podmiotem zidentyfikowanym w systemie.

Cele i korzyści wdrożenia KSeF – dla administracji skarbowej, podatników, księgowych

Dla Ministerstwa Finansów i organów skarbowych obowiązkowy KSeF, to kolejne narzędzie uszczelnienia systemu podatkowego, zarówno w zakresie VAT jak i podatków dochodowych.

Wdrożenie centralnej i aktualizowanej na bieżąco bazy danych faktur, obowiązkową dla zdecydowanej większości podatników – jaką ma być KSeF – pozwoli fiskusowi na przyspieszenie dostępności danych analitycznych oraz poprawę ich jakości. A to umożliwi szybsze wykrywanie nieprawidłowości w zakresie fakturowania i rozliczeń podatkowych.

Zauważalne korzyści z wdrożenia KSeF mają też mieć podatnicy. Wśród tych korzyści wymienia się:

– jeden standard e-faktury w całej Polsce;
– pewność, że faktura dotarła do kontrahenta – wystawienie faktury w KSeF, to gwarancja, że ta faktura pojawi się od razu na koncie odbiorcy faktury w tym Systemie,
– mniej błędów przy wystawianiu faktury – KSeF będzie automatycznie odrzucał faktury niezgodne ze strukturą e-faktury (KSeF będzie sprawdzał, czy wszystkie elementy faktury są wypełnione), a także faktury wystawiane/wysyłane przez podmiot nieuprawniony do wystawiania faktur;
– możliwość sprawdzenia treści e-faktury w KSeF;
– e-Faktura  wystawiona w KSeF nie ulegnie zniszczeniu ani zaginięciu i będzie dostępna w tym Systemie przez 10 lat.

Szybsza i gwarantowana przez KSeF automatyczna dystrybucja faktury od wystawcy do kontrahenta, to szybsze jej księgowanie (systemy finansowo-księgowe będą mogły zaciągać dane z KSeF w czasie rzeczywistym). Jeżeli podatnik nada stosowne uprawnienie do KSeF dla biura rachunkowego, to biuro to będzie miało natychmiastowy dostęp do faktur otrzymanych i wystawionych przez tego podatnika. Uprości to znakomicie dystrybucję faktur od podatnika do biura rachunkowego.

Ponadto MF wskazuje także na korzyści podatkowe z obowiązkowego modelu KSeF:

– podstawowy termin zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni; już teraz w przypadku nieobowiązkowego modelu KSeF, podatnicy, którzy się zdecydują go wdrożyć mają krótszy termin zwrotu podatku VAT – po spełnieniu pewnych warunków; tych warunków już nie będzie w obowiązkowym modelu KSeF;
– nastąpią uproszczenia w wystawianiu i rozliczaniu faktur korygujących in minus;
– nastąpi wyłączenie z raportowania plików JPK_FA i JPK_VAT RR – KseF zapewni możliwość (fakultatywnie) wystawiania faktur dla rolników ryczałtowych;
– nie będzie konieczności wystawiania duplikatów faktur – bowiem nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia e-faktury.

KSeF będzie systemem dostępnym – co do zasady (pomijając konieczne aktualizacje systemu i przerwy techniczne) – przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku.

Dane gromadzone przez KSeF są multiplikowane oraz zapisywane w kopiach zapasowych, aby zabezpieczyć się przed ich utratą także w mało prawdopodobnych, nadzwyczajnych sytuacjach awarii sprzętowej

Bezpieczeństwo KSeF jest zapewniane przede wszystkim przez system autoryzacji i uwierzytelnienia. KSeF zapewnia mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do KSeF:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dla osób fizycznych),
• pieczęcią kwalifikowaną (dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi) lub
• profilem zaufanym.

Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik (konkretna osoba) może korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Nie będzie możliwości anonimowego wystawienia faktury albo wystawienia jej przez podmiot nie zweryfikowany przez system KSeF.

Głównym darmowym narzędziem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów, pozwalającym na korzystanie z KSeF ma być:

1. Aplikacja Podatnika KSeF (https://www.podatki.gov.pl/ksef/bezplatne-narzedzia-ksef/), która umożliwia:

– Korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników,
– Zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami,
– Wystawianie i odbieranie e-Faktur z KSeF.

2. Aplikacja e-mikrofirma (https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/). Nowa wersja tej aplikacji umożliwia:

– Powiązanie istniejącego konta w tej aplikacji z KSeF,
– Wystawianie faktur w KSeF,
– Odbieranie e-Faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

3.  Aplikacja mobilna KSeF – udostępniona w Google Play oraz App Store – w I kwartale 2024 roku aplikację mobilną do korzystania z KSeF, która w szczególności pozwoli na:

– Wygodne i szybkie wystawianie e-Faktur,
– Odbieranie e-Faktur w czasie rzeczywistym,
– Szybkie przekazywanie danych niezbędnych do wystawienia e-Faktury poprzez udostępnianie kodu QR,
– Możliwość weryfikacji e-Faktury w KSeF poprzez zeskanowanie kodu weryfikującego QR.