Obowiązek dla biur rachunkowych od 31 lipca 2021 r.

Już od 31 lipca biura rachunkowe muszą sprawdzać transakcje swoich klientów i te podejrzane zgłaszać do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Nowe obowiązki wynikają z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Problem w tym, że nie są one zbyt precyzyjnie określone – a trzeba wdrożyć wiele szczegółowych procedur. Za ich brak grożą milionowe kary.
31 lipca 2021 r. wchodzi w życie kolejna nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), która przewiduje szereg zmian, w tym w szczególności w zakresie definicji tzw. instytucji obowiązanych.
Instytucją obowiązaną jest podmiot, który musi wykonywać obowiązki nałożone ustawą o AML, czyli mówiąc w największym skrócie, obowiązki dotyczące identyfikacji i weryfikacji podmiotów lub transakcji, które mogą budzić podejrzenie prania pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu. Krąg instytucji obowiązanych jest systematycznie poszerzany.

Od 31 lipca 2021 r. instytucją obowiązaną będą również przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego.
Wszystkie biura rachunkowe, niezależnie od formy prowadzenia działalności (zarówno spółki kapitałowe i osobowe, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze), oraz niezależnie od rozmiaru i liczby pracowników będą zobligowane do realizacji obowiązków wynikających z ustawy.

Po co to? aby na każdym etapie obrotu gospodarczego dostatecznie wcześnie, wykrywać proceder prania pieniędzy, a dzięki instrumentom nadzorczym i procesowym blokować środki pochodzące z nielegalnych źródeł, umożliwiając organom podjęcie ścigania.
Biura rachunkowe będą musiały identyfikować beneficjentów rzeczywistych firm, które obsługują. Chodzi tu o określanie osób mających realny wpływ na klienta. Z ustawy wynika, że beneficjentem rzeczywistym może być każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem – poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każda osoba fizyczna, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.
Konieczne będzie też wdrożenie specjalnych procedur. To trudne zadanie, a za jego niewykonanie grożą kary. Obowiązki, które muszą być realizowane przez instytucje obowiązane to:

1. Stworzenie wewnętrznej procedury,
2. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków w zakresie AML,
3. Dokonywanie oceny ryzyka w odniesieniu do klientów i ich transakcji,
4. Stosowanie określonych środków bezpieczeństwa finansowego,
5. Raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF),
6. Regularne odbywanie szkoleń,
7. Wprowadzenie zasad kontroli wewnętrznej,
8. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie obowiązków.

Nowe obowiązki biur rachunkowych to:

• to rozpoznanie ryzyka,
• identyfikacja klienta, jego beneficjentów i prowadzonych operacji gospodarczych,
• stosowanie środków bezpieczeństwa i procedur wykrywania i zgłaszania naruszeń,
• szkolenia oraz ciągłe podnoszenie wiedzy pracowników.

Procedury powinny stanowić drogowskaz dla samego biura, jego pracowników i współpracowników przede wszystkim w zakresie dokonywania oceny ryzyka i stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Procedury powinny być każdorazowo indywidualnie dostosowane do charakteru i specyfiki działalności biura, a co za tym idzie, w każdym podmiocie, zakres procedur i tryb ich stosowania będzie wyglądał nieco inaczej.
Ustawa o AML kładzie duży nacisk nie tylko na samo stworzenie procedur, lecz również ich bieżące stosowanie i raportowanie o podejrzanych transakcjach. Stosowanie procedur powinno obejmować przede wszystkim dokonywanie oceny ryzyka (zarówno w wymiarze samej instytucji obowiązanej, jak i klientów czy ich transakcji), jak również stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego. Ocena ryzyka, a w konsekwencji stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego sprowadzają się w rzeczywistości do konieczności dokładnego prześwietlania klientów (m.in z perspektywy ich struktury właścicielskiej, beneficjentów rzeczywistych, obszarów geograficznych na których działają czy też branży) oraz prześwietlania transakcji (m.in. z perspektywy warunków rynkowych, wartości, formy i sposobu płatności, czy też okoliczności ich zawarcia) oraz podejmowania określonych czynności celem zdobycia jak najszerszej wiedzy o działalności naszego klienta, tak aby ustalić, czy generuje on ryzyko w zakresie AML. Takie prześwietlanie klientów i transakcji powinno być dokonywane w odpowiednich zakresach czasowych, a więc zarówno na początku współpracy (w odniesieniu do samego klienta) oraz w trakcie współpracy (w zakresie dokonywanych transakcji). Wszystkie czynności w zakresie oceny ryzyka, jak i stosowania środków powinny zostać właściwie udokumentowane i będą musiały zostać przedstawione na ewentualne żądanie GIIF.